Архив охраны труда
Сроки хранения документов по охране труда: таблица и навигатор
У журналов инструктажей, протоколов обучения, отчетов СОУТ и ведомостей выдачи СИЗ разные сроки хранения. Найдите нужный вид документа, проверьте статью Перечня Росархива №236 и только потом закрепляйте срок в номенклатуре дел.
Введите название в навигаторе документов. Он покажет типовой срок, основание и важное примечание без загрузки ваших данных.
Короткий ответ: сколько хранить документы по охране труда
Одного общего срока нет. По Перечню Росархива №236 документы по охране труда хранят от одного года до постоянного хранения. Например, программы и протоколы обучения — 5 лет, журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет, а локальные нормы выдачи СИЗ по месту утверждения — постоянно.
Сначала определите содержание документа и подходящую статью перечня. Затем прочитайте примечание, проверьте специальный нормативный акт и событие, с которого начинается срок. Порядок применения перечня раскрывает Инструкция Росархива №237.
Таблица основных сроков
| Документ | Типовой срок | Основание |
|---|---|---|
| Программы обучения по охране труда | 5 лет | Пункт 421 Перечня №236 |
| Протоколы проверки знания требований охраны труда | 5 лет | Пункт 422 |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | Пункт 423 |
| Документы СОУТ по месту проведения | 45 лет; при вредных или опасных условиях — 50/75 лет | Пункт 407 |
| Журналы регистрации несчастных случаев | 45 лет | Пункт 424 |
| Материалы расследования несчастных случаев | 45 лет; отдельные крупные события — постоянно | Пункт 425 |
| Локальные нормы выдачи СИЗ по месту утверждения | Постоянно | Пункт 426 |
| Ведомости выдачи СИЗ и компенсационных выдач | 1 год | Пункт 428 |
| Переписка по вопросам охраны труда | 5 лет | Пункт 430 |
Шаг 1. Определите документ по содержанию
Название папки не всегда совпадает с позицией перечня. Например, в деле «Обучение» могут лежать программы, протоколы, журналы и переписка с разными сроками. Разделите документы по функции и сроку, иначе короткий срок одного листа может ошибочно распространиться на все дело.
Шаг 2. Прочитайте статью и примечание целиком
В одной статье могут быть разные сроки для места утверждения и других организаций, а также особые правила при вредных условиях или несчастном случае. Срок «50/75 лет» нельзя сокращать до одного числа без учета даты создания документа и архивных правил о документах по личному составу.
Отметка «Постоянно» тоже требует контекста. По пункту 4.4 Инструкции №237 организация, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, хранит такой документ не менее 10 лет. После этого вопрос решают через экспертизу ценности, а не автоматическое удаление.
Шаг 3. Проверьте специальное правило
Типовой перечень применяется вместе с отраслевыми и специальными требованиями. Для нарядов-допусков, расследований, медицинских документов, работ на опасных объектах и отдельных видов обучения могут действовать дополнительные нормы. Если сроки различаются, не выбирайте меньший без обоснования.
Шаг 4. Определите начало срока
Общее исчисление связано с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Но сама статья может привязать срок к событию: окончанию действия сертификата, закрытию наряда или замене нормы. Поэтому в номенклатуре полезно фиксировать не только количество лет, но и основание начала отсчета.
Шаг 5. Не уничтожайте документы только по календарю
Окончание срока — повод для экспертизы ценности, а не команда удалить файл. Проверьте, не связан ли документ с расследованием, спором, подтверждением вредных условий или другим делом с большим сроком. После этого оформляют отбор и уничтожение по правилам делопроизводства и архива.
Частые ошибки
- хранить все документы по охране труда пять лет;
- считать срок от даты подписания каждого листа без учета завершения дела;
- удалять старую редакцию нормы СИЗ сразу после утверждения новой;
- смешивать в одном деле журналы инструктажей и протоколы обучения;
- не учитывать увеличение срока после несчастного случая;
- считать электронный документ неархивным только потому, что у него нет бумажного оригинала.
В демо СОТика можно посмотреть учет обучения, СИЗ, документов и контрольных дат в одном рабочем контуре.
Частые вопросы
Сколько хранить журналы инструктажей по охране труда?
Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте по пункту 423 Перечня №236 хранят 45 лет. Для других журналов в том же пункте может действовать срок 5 лет, поэтому определите вид документа.
Сколько хранить протоколы обучения по охране труда?
Протоколы проверки знания требований охраны труда по пункту 422 Перечня №236 хранят 5 лет. Перед уничтожением проверьте специальные правила и состав дела.
Сколько хранить документы СОУТ?
По месту проведения СОУТ типовой срок составляет 45 лет, а при вредных или опасных условиях — 50 или 75 лет в зависимости от даты создания архивного документа. В других организациях типовой срок составляет 5 лет.
Можно ли уничтожить документ сразу после окончания срока?
Нет. Сначала проверяют примечания, специальные нормы, номенклатуру и связь с другими делами. Затем проводят экспертизу ценности и оформляют отбор к уничтожению.
От какой даты считать срок хранения?
Общее правило связано с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Для отдельных позиций срок начинается после окончания действия, закрытия или замены документа — смотрите формулировку статьи перечня.